NORMAS GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETAR�A GENERAL^[1]

                Art�culo 77.  Fondos que administra la Secretar�a General.  Los fondos administrados por la Secretar�a General se clasifican en: Fondo Regular, Fondo de Cooperaci�n para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA), fondos espec�ficos y fondos fiduciarios.

                Cada fondo se contabilizar� por separado y de conformidad con las presentes Normas Generales y ser� administrado de acuerdo con las presentes Normas Generales, con el programa-presupuesto aprobado y con los estatutos, reglamentos y resoluciones que los regulen.

                Art�culo 78.  Fondo Regular.  Est� constituido principalmente por las cuotas recaudadas de los Estados Miembros e incluye los aportes de otros fondos por servicios de direcci�n t�cnica y apoyo administrativo prestados por la Secretar�a General.  Los recursos que se reciban para fines no especificados se tendr�n como ingresos varios del Fondo Regular.  El destino de este Fondo es financiar los servicios regulares de la Secretar�a y de apoyo general prestados por �sta; la direcci�n t�cnica y el apoyo administrativo de los programas; y programas de desarrollo integral de naturaleza multilateral, seg�n se establece en el art�culo 32 de la Carta y seg�n se identifiquen espec�ficamente en el programa-presupuesto aprobado.  El Servicio de Carrera �nicamente podr� ser financiado por el Fondo Regular de la Organizaci�n.

                El Fondo Regular incluye los siguientes subfondos:

a.  Subfondo de Operaciones al cual se acreditar�n todos los ingresos del Fondo Regular y al cual se cargar�n todas las obligaciones y los gastos de acuerdo con el programa-presupuesto del Fondo Regular.

Al fin de cada a�o el exceso de ingresos sobre obligaciones y gastos se transferir� del Subfondo de Operaciones al Subfondo de Reserva o el exceso de obligaciones y gastos sobre ingresos ser� transferido del Subfondo de Reserva al Subfondo de Operaciones.  La Secretar�a General informar� de estas acciones al Consejo Permanente en un plazo no mayor de 30 d�as a partir de la fecha de realizaci�n de la transferencia.

b.  Subfondo de Reserva, cuyo prop�sito es asegurar el normal y continuo funcionamiento financiero de la Secretar�a General.^[2]

El monto del Subfondo de Reserva debe corresponder a 30 por ciento del total de las cuotas anuales de los Estados Miembros. Este monto se alcanzar� acreditando a este Subfondo el ingreso anual en exceso de las obligaciones y gastos del Subfondo de Operaciones, y los recursos provenientes del Subfondo de Reserva de Recuperaci�n de Costos Indirectos, de conformidad con el art�culo 86 (i)(ii) de estas normas generales. En la medida en que el Subfondo exceda de 30 por ciento del total de las cuotas anuales de los Estados Miembros, el exceso estar� disponible en los a�os posteriores para cualquier prop�sito aprobado por la Asamblea General.

El Subfondo de Reserva s�lo podr� ser utilizado temporalmente para atender a:

i.        Egresos del programa-presupuesto financiados por el Fondo Regular, mientras no se reciban en su totalidad los ingresos previstos; y

ii.       Gastos extraordinarios no previstos en el programa-presupuesto, previa autorizaci�n de la Asamblea General o, cuando ella no estuviere reunida, del Consejo Permanente, el cual deber� considerar, previamente, el informe de su Comisi�n de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP) sobre la situaci�n del Subfondo de Reserva y la raz�n de tales gastos.

No se efectuar�n retiros del Subfondo de Reserva para fines distintos que los de asegurar el normal y continuo funcionamiento financiero de la Secretar�a General hasta tanto el Subfondo de Reserva no alcance a 10 por ciento del monto de las cuotas anuales de los Estados Miembros destinadas al programa-presupuesto del Fondo Regular aprobado por la Asamblea General.

Las sumas retiradas para los fines que se indican en este art�culo deber�n reponerse al Subfondo de Reserva as�: en el caso del inciso (i), tan pronto como lo permitan los ingresos correspondientes; y en el caso del inciso (ii), mediante apropiaciones equivalentes en el programa-presupuesto del siguiente ejercicio fiscal o en la forma que determine la Asamblea General.

                 Art�culo 79.  Fondo de Cooperaci�n para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA).  El FCD/OEA tiene por objeto contribuir al financiamiento de los programas, proyectos y actividades de cooperaci�n de car�cter nacional y multilateral que se realicen en el marco del Plan Estrat�gico de Cooperaci�n Solidaria.  El FCD/OEA se constituye con las contribuciones voluntarias de los Estados Miembros y otros haberes.  Sus usos y limitaciones est�n determinados en el Estatuto del FCD/OEA.

                 El FCD/OEA se estructura con la Cuenta de Desarrollo Integral, con Cuentas Sectoriales establecidas de acuerdo con las prioridades del Plan Estrat�gico y con la Cuenta de Reserva, la cual se constituir� con 10 por ciento de las contribuciones voluntarias anuales de los Estados Miembros.  La Cuenta de Reserva mantendr� para actividades imprevistas una suma equivalente a 3 por ciento de los recursos existentes en el FCD/OEA.

                 Art�culo 80.   Fondos espec�ficos.^[3] El Secretario General podr� establecer fondos espec�ficos en contabilidades separadas, cuyos fines y limitaciones ser�n definidos en t�rminos precisos, de acuerdo con los correspondientes actos constitutivos, informando de ello al Consejo Permanente, al CIDI, a la AICD o a cualquier otro �rgano o entidad de la Organizaci�n que tenga inter�s en la disposici�n de esos fondos, seg�n sea el caso.

                  Los fondos espec�ficos est�n constituidos por contribuciones especiales --incluyendo las recibidas sin fines ni limitaciones de los donantes-- que provengan de los Estados Miembros, los Estados Observadores Permanentes ante la Organizaci�n y otros estados miembros de las Naciones Unidas, as� como de personas o entidades p�blicas o privadas, nacionales o internacionales, destinadas a realizar o reforzar actividades o programas de cooperaci�n para el desarrollo de la Secretar�a General y de otros �rganos y entidades de la Organizaci�n que tengan inter�s en la disposici�n de esos fondos, seg�n acuerdos o contratos celebrados por la Secretar�a General en ejercicio de las atribuciones que le confiere la Carta.

                 Art�culo 81.   Fondos fiduciarios.  El Secretario General podr� establecer fondos fiduciarios en contabilidades separadas, cuyos fines y limitaciones ser�n definidos en t�rminos precisos, de acuerdo con los correspondientes actos constitutivos, informando de ello al Consejo Permanente, al CIDI, a la AICD o a cualquier otro �rgano o entidad de la Organizaci�n que tenga inter�s en la disposici�n de esos fondos, seg�n sea el caso.^[4]

                 Los fondos fiduciarios estar�n constituidos en virtud de legados, disposici�n testamentaria o donaci�n para financiar los prop�sitos especificados por el donante o testador, mantenidos en fideicomiso y utilizados de conformidad con las disposiciones o actos correspondientes.

                 Art�culo 82.  Moneda de las cuotas y contribuciones voluntarias.  La Secretar�a General percibir� todos los recursos de la Organizaci�n.  Las cuotas anuales se asignar�n y pagar�n en d�lares de los Estados Unidos.  Las contribuciones voluntarias podr�n hacerse parcialmente en la moneda nacional del respectivo Estado Miembro, dentro de los l�mites que establezca el Secretario General teniendo en cuenta las necesidades de erogaciones en la moneda de dicho pa�s.

                 Art�culo 83.  Moneda de la contabilidad y de los informes financieros.  La contabilidad de la Secretar�a General y sus informes financieros se llevar�n y se presentar�n en d�lares de los Estados Unidos.

                 La contabilidad de las oficinas fuera de la sede y la de la parte aplicable de los fondos multilaterales, espec�ficos y fiduciarios podr�n llevarse inicialmente en la moneda que el Secretario General determine.

                Art�culo 84.  Dep�sitos bancarios, intereses y costos indirectos.^[5]  Las siguientes disposiciones regir�n la designaci�n de instituciones bancarias, la acreditaci�n de intereses a los fondos administrados por la Secretar�a General, y la acreditaci�n de la recuperaci�n de Costos Indirectos de los fondos administrados por la Secretar�a General:

a.       El Secretario General designar� las instituciones bancarias en que deben depositarse los recursos de la Organizaci�n y los que se le hayan encomendado.

b.       Los intereses que devengue el Fondo Regular se acreditar�n a ese fondo, y los intereses que devengue el FCD/OEA se acreditar�n al FCD/OEA.

c.       Los intereses que devengue cada fondo espec�fico establecido conforme al art�culo 80 de estas normas generales se acreditar�n al Fondo para la Recuperaci�n de Costos Indirectos (FRCI), previsto en el art�culo 86 (i) de estas normas generales.

i.        Los intereses que devenguen los fondos espec�ficos sufragar�n parte de los Costos Indirectos previstos en el art�culo 80 de estas normas generales, a no ser que se especifique lo contrario en el acuerdo correspondiente con el donante.

ii.       La Secretar�a General podr� aceptar contribuciones en especie para sufragar parte de los Costos Indirectos previstos en el art�culo 86 de estas normas generales, a no ser que se especifique lo contrario en el acuerdo correspondiente con el donante.

iii.       Los informes trimestrales de la Secretar�a General al Consejo Permanente y al CIDI sobre el uso de los fondos administrados por la Secretar�a General reflejar�n todas las acreditaciones y desembolsos vinculados al FRCI, incluyendo la fuente y la utilizaci�n, por cada dependencia de la Secretar�a General, de los recursos obtenidos, y la totalidad de los intereses devengados. Estos informes tambi�n deber�n incluir los desembolsos efectuados desde ese fondo para complementar los ingresos al Fondo Regular, tal como sea requerido por la Asamblea General en el Programa-Presupuesto aprobado de la Organizaci�n.

iv.      El Secretario General podr� hacer excepciones a las disposiciones de este p�rrafo c, sobre lo cual informar� al Consejo Permanente semestralmente.

d.       Los intereses que devengue cada fondo fiduciario establecido conforme al art�culo 81 de estas normas generales se acreditar�n a ese fondo.

e.       La Secretar�a General informar� semestralmente al Consejo Permanente y al CIDI sobre la acreditaci�n y la utilizaci�n de los intereses devengados en cada fondo espec�fico.

                 Art�culo 85.  Inversiones de fondos.^[6]  El Secretario General invertir� los fondos de la Organizaci�n que no sean indispensables para atender necesidades inmediatas de desembolso, dando cuenta de ello a la Asamblea General.  Con respecto a la inversi�n de fondos administrados por la Secretar�a Ejecutiva para el Desarrollo Integral, de conformidad con el Estatuto de la AICD, el Secretario General tendr� en cuenta los lineamientos establecidos por la Junta Directiva de la AICD. La informaci�n sobre esas inversiones deber� estar incluida en los informes regulares de la Secretar�a Ejecutiva para el Desarrollo Integral a la Junta Directiva de la AICD y al CIDI.

                 Art�culo 86.  Costos que incurre la Secretar�a General en la administraci�n de proyectos.^[7] Los costos que incurre la Secretar�a General en la administraci�n de proyectos, programas y actividades se clasifican en: Costos Directos, Costos Indirectos y Costos de Apoyo a Proyectos. Las siguientes disposiciones definen y regulan estos tres tipos de costos, as� como la recuperaci�n de los Costos Indirectos y de Apoyo a Proyectos:  

a.  Costos Directos.  Costos que pueden atribuirse y beneficien directa y exclusivamente a una actividad particular o proyecto con un alto nivel de exactitud.

b. Costos Indirectos.  Costos incurridos con un prop�sito com�n que no pueden ser f�cilmente atribuidos a una actividad o proyecto particular.

c. Costos de Apoyo a Proyectos. Costos incurridos con el fin de proporcionar los servicios necesarios para llevar a cabo las actividades directamente vinculadas a un proyecto o programa en particular. Por lo general, estos son costos administrativos de apoyo que benefician directamente a un proyecto o programa en particular.

d. Los presupuestos de cada uno de los proyectos a cargo de la Secretar�a General financiados, en todo o en parte, por fondos espec�ficos y fondos fiduciarios deber�n incluir la totalidad de los Costos Directos, una estimaci�n de los Costos de Apoyo a Proyectos y una partida presupuestaria para la recuperaci�n de Costos Indirectos y deber� indicar su fuente de financiamiento.

e. La Secretar�a General establecer� la tasa de Recuperaci�n de Costos Indirectos (RCI) sobre los proyectos financiados por los fondos espec�ficos y los fondos fiduciarios. La Secretar�a General presentar� a la CAAP un informe anual sobre los recursos de la RCI. El informe contendr� la informaci�n que pueda ser solicitada por la CAAP y toda informaci�n que la Secretar�a General considere �til para la planificaci�n del uso de los recursos de la RCI, incluyendo:

i. Un informe de ejecuci�n presupuestaria por Secretar�a;
ii. El saldo y flujo financiero que afecta al Subfondo de Reserva de Recuperaci�n de Costos Indirectos (SRRCI); y
iii. Una proyecci�n de la RCI para el ejercicio fiscal en curso.

f. La Secretar�a General recaudar� la RCI con base en los costos directos y los costos de apoyo al proyecto a medida en que se hayan incurrido.

g. Las contribuciones a proyectos menores de $50,000 incorporar�n un porcentaje fijo por RCI equivalente al 13% del monto del aporte, con cargo al recibo del aporte, en vez del porcentaje a que se refiere el inciso e de este art�culo. Dicho porcentaje se distribuir� de la siguiente manera: 7% al Fondo de Recuperaci�n de Costos Indirectos y 6% dividido en partes iguales entre cada uno de los centros de costo definidos en el inciso h de este art�culo.

h. Centros de costo. Para efectos de la recuperaci�n de los Costos de Apoyo a Proyectos, la Secretar�a General, a trav�s de la Secretar�a de Administraci�n y Finanzas (SAF), establecer� centros de costos en cada una de sus unidades que presten servicios a los proyectos. Cada centro de costo incluye los costos asociados a un grupo de actividades comunes a un tipo de servicio. Cada centro de costo tendr� uno o m�s factores de distribuci�n de costos (recuentos de la carga de trabajo) para facilitar la distribuci�n justa de los costos incurridos por la unidad del proveedor de servicios atribuibles a proyectos individuales. La Secretar�a General, a trav�s de la SAF, revisar� los centros de costo anualmente, o con mayor frecuencia cuando sea necesario, para asegurar que cada centro de costo incluya �nicamente los costos asociados a la prestaci�n de los servicios definidos.

i. La Secretar�a General, a trav�s de la SAF, ser� responsable de publicar la informaci�n relativa a los centros de costos, incluyendo una descripci�n de los servicios prestados y los costos incluidos, en el sitio web de la Organizaci�n.

j. Todos los centros de costo se asignar�n al Fondo de Costos de Apoyo a Proyectos (FCAP). Este fondo se constituir� de manera independiente y paralela al FRCI definido en el inciso n siguiente. La Secretar�a General dictar� sus reglas de funcionamiento.

i. Los recursos derivados de la recuperaci�n de los costos de apoyo al proyecto deber�n ser depositados en la cuenta de cada Centro de Costo y s�lo podr�n ser ejecutados para apoyar las actividades definidas del centro de costo, excepto lo descrito en los puntos ii y iii de este inciso.
ii. En la eventualidad de que al finalizar el ejercicio presupuestario monto total de la recuperaci�n en el Fondo de Costos de Apoyo a Proyectos exceda en un 25% el monto de los costos reales de prestaci�n de servicios integrados, el monto en d�lares que exceda ese porcentaje se transferir� al subfondo de Reserva del Fondo Regular.
iii. La SAF podr� reubicar recursos recuperados por los centros de costo entre los mismos, conforme lo considere necesario, para atender situaciones extraordinarias en la gesti�n de sus servicios.

k. La Secretar�a General podr� recuperar de los fondos fiduciarios un monto razonable por los costos de administraci�n y por los servicios fiduciarios que provea, conforme est� previsto en los documentos fiduciarios correspondientes y en la ley aplicable.  Al implementar esta disposici�n en cualquier a�o y para cada fondo fiduciario en particular, la Secretar�a General deber�, primero, recuperar esos costos de los ingresos obtenidos por ese fondo durante ese a�o, de manera que se pueda maximizar el objetivo de preservar el capital del fondo.

l. El aporte al Fondo Regular por concepto de direcci�n t�cnica y apoyo administrativo a los programas ser� efectuado por el Fondo de Cooperaci�n para el Desarrollo de la OEA (FCD/OEA). El aporte ser� equivalente a la misma tasa de la RCI conforme al p�rrafo e de este art�culo y la base para su c�lculo es el total del monto neto de los recursos en el FCD/OEA programados para ejecuci�n en el a�o fiscal de la Organizaci�n. ^[8]

m. Durante la ejecuci�n presupuestaria se har�n deducciones peri�dicas sobre el monto de obligaciones del FCD/OEA de acuerdo con los niveles establecidos, y esas deducciones ser�n pagadas al Fondo Regular. ^[9]

n. Todos los ingresos provenientes de la Recuperaci�n de Costos Indirectos (RCI) ser�n asignados al Fondo para la Recuperaci�n de Costos Indirectos (FRCI). El FRCI incluye dos Subfondos: El Subfondo de Operaciones de RCI (SORCI) y el Subfondo de Reserva de RCI (SRRCI). El FRCI est� sujeto a los siguientes lineamientos:

i. Como parte integral del proyecto de Programa-Presupuesto, la Secretar�a General presentar� al Consejo Permanente, una propuesta de presupuesto para la utilizaci�n de la RCI. Esta propuesta se basar� en el ingreso proyectado equivalente al 90 por ciento del promedio de la RCI obtenido en los tres a�os anteriores al a�o en que se apruebe el Programa-Presupuesto y se aplicar� al a�o siguiente. El promedio ser� revisado cada a�o al aprobar el Programa-Presupuesto de la Organizaci�n y la Asamblea General tambi�n aprobar� el presupuesto de la RCI. En caso de que el ingreso de la RCI que se obtenga en el ejercicio fiscal pertinente sea inferior al presupuesto ejecutado, y en la medida que se disponga de recursos en el SRRCI, la Secretar�a General podr� transferir del SRRCI al SORCI una suma igual a la diferencia entre el presupuesto ejecutado y el ingreso de la RCI obtenido en el ejercicio fiscal vigente. Si el ingreso obtenido es mayor que el presupuesto ejecutado, el excedente se depositar� en el SRRCI.
ii. Cada a�o, la CAAP evaluar� el nivel del SRRCI para determinar si se justifica efectuar una transferencia de recursos del SRRCI al Subfondo de Reserva del Fondo Regular. En su caso, el Consejo Permanente aprobar� el monto o porcentaje a ser transferido. Asimismo, El Consejo Permanente podr� autorizar el financiamiento, con cargo al SRRCI, de proyectos o iniciativas estrat�gicas no contempladas en el programa-presupuesto, previa opini�n de la CAAP.
iii. Los recursos del SRRCI ser�n invertidos al igual que otros fondos de la Organizaci�n, de conformidad con el art�culo 85 de estas normas generales.

o. Los siguientes fondos estar�n exentos de la recuperaci�n de Costos Indirectos y de otros requisitos de reembolso conforme al presente art�culo:

A. FONDEM (Fondo Interamericano de Asistencia para Situaciones de Emergencia);
B.  Todos los Fondos Espec�ficos y Fondos Fiduciarios administrados por la Secretar�a General y designados por el Consejo Permanente como Fondos Humanitarios, previa opini�n de la CAAP;
C. El Fondo de Capital del Programa de Becas y Capacitaci�n de la OEA;
D. El Fondo Panamericano Leo S. Rowe;
E. El Fondo Fiduciario de Beneficios M�dicos de la OEA;
F. El Fondo Conmemorativo de Beneficencia Rowe;
G.  El Fondo de Jubilaciones y Pensiones de la OEA;
H.  El Fondo de Reembolso de Impuestos de la OEA;
I. Contribuciones de traspaso (aquellas contribuciones efectuadas por un Estado miembro u Estado Observador Permanente para que sean transferidas a entidades receptoras que tienen un inter�s com�n con la Secretar�a General, las que asumen la obligaci�n exclusiva por la ejecuci�n y administraci�n de los recursos transferidos, donde la agencia receptora incurre los costos indirectos del monto de traspaso);
J.  Contribuciones en apoyo a la celebraci�n de la Asamblea General y de reuniones ministeriales;
K.  Membres�as pagadas a la Secretar�a General dentro del marco de la Comisi�n Interamericana de Telecomunicaciones y de la Comisi�n Interamericana de Puertos; y
L.  Otros fondos establecidos para financiar beneficios del personal, designados por el Secretario General.

                 Art�culo 87.  Fondos reintegrables.  El Secretario General, con el objeto de poder establecer costos operativos, podr� contabilizar operaciones internas provenientes de la ejecuci�n del programa-presupuesto mediante el mecanismo denominado �fondo reintegrable�, siempre que la Asamblea General apruebe previamente el motivo de �ste.

                 Art�culo 88.  Aceptaci�n de herencias, donaciones y legados.  El Secretario General podr� aceptar, de parte de la Organizaci�n, herencias, donaciones o legados para fines acordes con los prop�sitos de la Organizaci�n, informando de ello al Consejo Permanente.

                 Art�culo 89.  Vigencia y alcance del programa-presupuesto.  El programa-presupuesto es anual y el ejercicio financiero se extiende del 1 de enero al 31 de diciembre.

                 Los �rganos, organismos y entidades de la Organizaci�n cuyos gastos est�n incluidos en el programa-presupuesto de la Organizaci�n estar�n sujetos a las disposiciones de los cap�tulos IV y siguientes de las Normas Generales.

                 Todas las actividades a ser financiadas con el Fondo Regular y el FCD/OEA deben quedar reflejadas en el proyecto de programa-presupuesto. Las actividades de los fondos espec�ficos y fiduciarios deber�n ser incluidas en el programa-presupuesto en la medida en que ello sea factible.